Cómo escribir un correo electrónico formal e ir al grano...

¿Escribes demasiado o das información muy larga y detallada en mensajes o correos electrónicos? ¿Y si, además, debe escribir en otro idioma?

¿Cuándo fue la última vez que alguien le preguntó: "Puedo robarle unos minutos de su tiempo?".

Puede que les hayas concedido este tiempo por cortesía. Sin embargo, al acceder fácilmente, ¿qué dice sobre el valor que le das a tu tiempo? ¿Insinúas que tus minutos tienen menos valor que otras cosas que podrías haber estado haciendo en ese momento? A medida que los acontecimientos que consumen su tiempo se acumulan a lo largo del día, correos electrónicos y conversaciones casuales en la oficina pueden venir a la mente, una gran cantidad de tiempo se habrá consumido antes de que termine el día. Normalmente, este cálculo no tiene ninguna consideración en nuestra mente.

Mensajes breves

Los correos electrónicos, los mensajes de texto e incluso los saludos grabados en el buzón de voz pueden revelar, en cierto modo, la necesidad. Un mensaje típico es: "Hola, este es el buzón de voz de John Smith. Por favor, deje su mensaje después de la señal". No hay necesidad de saludar a la persona que llama con información detallada sobre su cargo o su agenda del día o de la semana. Mensajes como estos revelan la necesidad de asegurarse de que la persona que llama sabe lo ocupado que está, lo importante y competente que es usted y lo afortunado que sería si consiguiera programar una conversación con usted. Todo esto es contraproducente.

Piensa en varios de los correos electrónicos o mensajes que has leído en alguna ocasión. ¿Cuáles muestran una sensación de confianza? ¿Qué es exactamente lo que te da esa impresión?

Los mensajes no escritos en nuestros mensajes escritos

Existe un mensaje subconsciente cuando enviamos información crítica o una sobrecarga de información antes de tener una reunión. Esto comunica: "Estoy desesperado por esta reunión", "Te envío esto por si no tenemos ocasión de vernos esta semana", "Tengo prisa por que recibas esto".

Asegúrate de que escribes exactamente lo que quieres que lean y entiendan. Escribir notas o correos electrónicos en otro idioma no siempre es tarea fácil. Debes revisar y corregir el texto hasta que estés completamente seguro de que transmites el mensaje correcto con el tono adecuado, 

Consideremos la importancia de la comunicación por correo electrónico y el papel que desempeña en la negociación. En Camp Systems apoyamos y entrenamos regularmente dos tipos de correos electrónicos: una plantilla básica o general que se puede utilizar la mayoría de las veces, y correos electrónicos diseñados para llevar a la otra parte a un "No".

NO es la palabra más poderosa en cualquier idioma. Acéptala.

Tipo 1 - Reglas básicas de las plantillas de correo electrónico

Creemos que la siguiente secuencia es la responsable de impulsar la comunicación más eficaz; y funciona para todas las culturas e idiomas:

1. Cuando sea posible, intenta limitar la comunicación a cinco frases o menos

2. Empieza con una pequeña cortesía y explicando el propósito de esta comunicación o por qué es importante este correo electrónico (también puedes pensar en describir qué es lo que intentas ofrecer a la parte receptora que está en su mundo y le beneficia).

3. A continuación, describa los retos o la oportunidad que le gustaría que vieran

4. Exponga claramente la decisión o petición que desea que consideren

5. Terminar con una pregunta interrogativa que empiece por (qué, cómo, cuándo, dónde, cuál, quién y, en muy raras ocasiones, por qué).

6. Después de escribir su correo electrónico, considere la posibilidad de eliminar todo lo que

puede haber escrito algo que le haga sentirse bien consigo mismo o con su empresa (puede parecerse a argumentos de venta o explicaciones que sólo sirven para distraer a la otra parte)

Tipo 2. - Plantillas de correo electrónico: General

¿Por qué es eficaz esta plantilla?

1. Tu des-riesgas la posibilidad de que el lector se distraiga

2. Reduce el tiempo necesario para leer y digerir el correo electrónico.

3. Deja claro lo que pides

4. Invita a la otra parte a compartir su visión con una pregunta abierta, en contraposición a una pregunta basada en un enunciado o verbo que podría tener respuestas restringidas de sí, no o tal vez.

Tipo 3. Plantillas de correo electrónico: Conduzca hacia el NO

Driving to a "No" Template and Rules of Camp Negotiation Systems cree que la siguiente secuencia es la más eficaz cuando las personas se oscurecen, evitan la comunicación o están jugando juegos tácticos con el propósito de retrasar cualquier tipo de dirección o decisión:

1. Proporcione el contexto y exponga el problema relacionado con el motivo por el que se escribió este correo electrónico.

2. Hacer una pregunta dirigida por un verbo cuyo objetivo sea llevar a la otra parte a un "No".

Por qué es eficaz esta plantilla:

1. La gente se siente segura diciendo "No".

2. Si la respuesta del destinatario en su propia mente es "No", suele responder rápidamente para asegurarse de que corrige sus suposiciones/expectativas

Plantillas de correo electrónico: Ejemplos de Drive To NO

Hola Samantha,

No he tenido noticias suyas en relación con nuestra propuesta más reciente. Dado que los plazos son importantes para usted y su equipo, me gustaría pedirle respetuosamente que nos aclare la situación.

¿Debemos suponer que ha decidido aprobar?

Hola John,

No he recibido confirmación ni cambios de los puntos del orden del día propuestos que enviamos para nuestra reunión de mañana.

¿Estoy en lo cierto al suponer que no desea añadir nada?