Jak napisać formalną wiadomość e-mail i przejść do rzeczy...

Piszesz za dużo lub podajesz bardzo długie i szczegółowe informacje w wiadomościach lub e-mailach? A co, jeśli dodatkowo musisz pisać w inny język?

Kiedy ostatnio ktoś zapytał cię: "Czy mogę poświęcić ci kilka minut?".

Być może przyznałeś im ten czas z uprzejmości. Co jednak mówi o wartości, jaką przywiązujesz do swojego czasu? Czy zasugerowałeś, że twoje minuty miały mniejszą wartość niż inne rzeczy, które mogłeś robić w tym czasie? W miarę jak wydarzenia, które pochłaniają twój czas, piętrzą się w ciągu dnia, e-maile i przypadkowe rozmowy biurowe mogą przyjść na myśl, że wiele czasu zostanie zużyte, zanim dzień się skończy. Zazwyczaj ta kalkulacja po prostu nie jest brana pod uwagę w naszych umysłach.

Wiadomości - niech będą krótkie

E-maile, wiadomości tekstowe, a nawet nagrane powitania na poczcie głosowej mogą w pewien sposób ujawniać konieczność. Typowa wiadomość to: "Halo, tu skrzynka głosowa Johna Smitha. Zostaw wiadomość po sygnale dźwiękowym". Nie ma potrzeby witania dzwoniącego szczegółowymi informacjami o jego tytule lub harmonogramie na dany dzień lub tydzień. Wiadomości takie jak te ujawniają potrzebę upewnienia się, że dzwoniący wie, jak bardzo jesteś zajęty, jak ważny i kompetentny jesteś, i jak szczęśliwy byłby, gdyby udało ci się zaplanować z tobą rozmowę. Wszystko to przynosi efekt przeciwny do zamierzonego.

Pomyśl o kilku e-mailach lub wiadomościach, które przeczytałeś od czasu do czasu. Które z nich pokazują poczucie pewności siebie? Co dokładnie sprawia takie wrażenie?

Niepisane wiadomości w naszych wiadomościach pisemnych

Istnieje podświadomy komunikat, gdy wysyłamy krytyczne informacje lub przeładowanie informacjami przed spotkaniem. To komunikuje: "Desperacko potrzebuję tego spotkania", "Wysyłam to na wypadek, gdybyśmy nie mieli okazji spotkać się w tym tygodniu", "Spieszę się, abyś to otrzymał".

Upewnij się, że piszesz dokładnie to, co chcesz, aby przeczytali i zrozumieli. Pisanie notatek lub wiadomości e-mail w innym języku nie zawsze jest łatwym zadaniem. Musisz sprawdzać i poprawiać tekst, dopóki nie będziesz mieć pewności, że przekazujesz właściwą wiadomość w odpowiednim tonie, 

Rozważmy znaczenie komunikacji e-mailowej i rolę, jaką odgrywa ona w negocjacjach. Istnieją zazwyczaj dwa rodzaje e-maili, które regularnie wspieramy i trenujemy w Camp Systems; podstawowy lub ogólny szablon, który może być używany przez większość czasu, oraz e-maile zaprojektowane tak, aby skłonić drugą stronę do "nie".

NIE to najpotężniejsze słowo w każdym języku. Przyjmij je!

Typ 1 - Podstawowe zasady dotyczące szablonów wiadomości e-mail, których należy przestrzegać

Wierzymy, że poniższa sekwencja jest odpowiedzialna za najbardziej efektywną komunikację; i działa dla każdej kultury i języka:

1. Jeśli to możliwe, staraj się ograniczyć komunikację do pięciu lub mniej zdań

2. Zacznij od drobnych uprzejmości i podania kontekstu celu tej komunikacji lub dlaczego ten e-mail jest ważny (możesz również pomyśleć o opisaniu, co próbujesz zapewnić odbiorcy, co jest w jego świecie i na jego korzyść).

3. Następnie opisz wyzwania lub możliwości, które chciałbyś, aby zobaczyli

4. Jasno określ decyzję lub prośbę, którą chcesz, aby rozważyli.

5. Zakończ pytaniem pytającym zaczynającym się od (co, jak, kiedy, gdzie, który, kto, a w bardzo rzadkich przypadkach dlaczego).

6. Po napisaniu wiadomości e-mail rozważ usunięcie wszystkiego, co

być może napisałeś coś, co sprawia, że czujesz się dobrze ze sobą lub swoją firmą (może to przypominać punkty sprzedaży lub wyjaśnienia, które mogą tylko rozpraszać drugą stronę)

Typ 2. - Szablony wiadomości e-mail: Ogólne

Dlaczego ten szablon jest skuteczny?

1. Zmniejszasz ryzyko rozproszenia uwagi czytelnika.

2. Skrócenie czasu potrzebnego na przeczytanie i przetrawienie wiadomości e-mail.

3. Jasno określasz, o co prosisz

4. Zachęcasz drugą stronę do podzielenia się swoją wizją za pomocą pytania otwartego, w przeciwieństwie do pytania opartego na stwierdzeniu lub czasowniku, które może mieć ograniczone odpowiedzi "tak", "nie" lub "być może".

Typ 3. Szablony wiadomości e-mail: Drive to NO

Driving to a "No" Template and Rules of Camp Negotiation Systems uważa, że poniższa sekwencja jest najbardziej skuteczna, gdy ludzie idą w ciemno, unikają komunikacji lub grają w gry taktyczne w celu opóźnienia jakiegokolwiek kierunku lub decyzji:

1. Podaj kontekst i określ problem związany z tym, dlaczego ten e-mail został napisany

2. Zadaj pytanie z czasownikiem, które ma na celu doprowadzenie drugiej strony do odpowiedzi "Nie".

Dlaczego ten szablon jest skuteczny:

1. Ludzie czują się bezpiecznie mówiąc "nie"

2. Jeśli odpowiedź odbiorcy w jego własnym umyśle brzmi "Nie", zazwyczaj reaguje on szybko, aby upewnić się, że koryguje swoje założenia/oczekiwania.

Szablony wiadomości e-mail: Przykłady Drive To NO

Hej Samantha,

Nie otrzymałem odpowiedzi w sprawie naszej ostatniej propozycji. Ponieważ czas jest ważny dla ciebie i twojego zespołu, chciałbym z szacunkiem poprosić o wyjaśnienie.

Czy powinniśmy zakładać, że zdecydowałeś się zdać?

Cześć John,

Nie otrzymałem potwierdzenia ani zmian w proponowanych punktach porządku obrad, które wysłaliśmy na jutrzejsze spotkanie.

Czy mam rację zakładając, że nie chcesz nic dodawać?