Как написать официальное письмо и перейти к сути...

Вы слишком много пишете или даете очень длинную и подробную информацию в сообщениях или электронных письмах? А если вдобавок к этому вам приходится писать в другой язык?

Когда в последний раз кто-то спрашивал вас: "Могу я занять несколько минут вашего времени?".

Возможно, вы уделили им это время из вежливости. Однако, легко согласившись, что это говорит о том, какую ценность вы придаете своему времени? Предположили ли вы, что ваши минуты имеют меньшую ценность, чем другие дела, которыми вы могли бы заняться в это время? По мере того как события, отнимающие ваше время, накапливаются в течение дня, на ум приходят электронные письма и случайные разговоры в офисе, еще до окончания дня будет потрачено огромное количество времени. Обычно этот подсчет просто не учитывается в нашем сознании.

Сообщения - будьте краткими

Электронные письма, текстовые сообщения и даже записанные приветствия на голосовой почте в какой-то мере могут свидетельствовать о необходимости. Типичное сообщение выглядит следующим образом: "Здравствуйте, это голосовая почта Джона Смита. Пожалуйста, оставьте свое сообщение после звукового сигнала". Нет необходимости приветствовать звонящего подробной информацией о его должности или расписании на день или неделю. Подобные сообщения говорят о необходимости убедить звонящего в том, насколько вы заняты, насколько вы важны и компетентны и как вам повезет, если удастся запланировать разговор с вами. Все это контрпродуктивно.

Подумайте о нескольких электронных письмах или сообщениях, которые вам приходилось читать. В каких из них чувствуется уверенность? Что именно вызывает у вас такое впечатление?

Неписаные послания в наших письменных посланиях

Когда мы отправляем критически важную информацию или перегружаем себя информацией перед встречей, в подсознании возникает сигнал. Это означает: "Я отчаянно нуждаюсь в этой встрече", "Я посылаю это на случай, если у нас не будет возможности встретиться на этой неделе", "Я тороплюсь, чтобы вы получили это".

Убедитесь, что вы пишете именно то, что хотите, чтобы они прочитали и поняли. Написание заметок или электронных писем на другом языке не всегда является простой задачей. Вы должны пересматривать и исправлять текст до тех пор, пока не будете уверены, что передали правильное сообщение с правильной интонацией, 

Давайте рассмотрим важность общения по электронной почте и роль, которую они играют в переговорах. Как правило, существует два типа электронных писем, которые мы регулярно поддерживаем и обучаем в Camp Systems: базовый или общий шаблон, который можно использовать в большинстве случаев, и письма, направленные на то, чтобы заставить другую сторону сказать "нет".

НЕТ - самое мощное слово в любом языке. Примите его!

Тип 1 - Основные правила шаблонов электронной почты, которым нужно следовать

Мы считаем, что следующая последовательность действий обеспечивает наиболее эффективную коммуникацию; она работает для любой культуры и языка:

1. По возможности старайтесь ограничить общение пятью предложениями или меньше

2. Начните с небольших любезностей и объясните цель этого сообщения или почему это письмо важно (вы также можете подумать о том, чтобы описать, что именно вы пытаетесь предоставить получающей стороне, что в их мире и для их пользы).

3. Затем опишите проблемы или возможности, которые вы хотели бы, чтобы они увидели.

4. Четко сформулируйте решение или просьбу, которую вы хотите, чтобы они рассмотрели.

5. Закончите вопросительным вопросом, начинающимся со слов (что, как, когда, где, какой, кто, и в очень редких случаях почему).

6. После написания письма удалите все, что

Вы можете написать то, что заставляет вас чувствовать себя хорошо о себе или о своей компании (это может напоминать продающие моменты или объяснения, которые могут только отвлечь другую сторону)

Тип 2. - Шаблоны электронной почты: Общие

Почему этот шаблон эффективен?

1. Вы уменьшаете вероятность того, что читатель отвлечется.

2. Вы сокращаете время, необходимое для прочтения и усвоения письма

3. Вы ясно даете понять, о чем просите

4. Вы предлагаете собеседнику поделиться своим видением с помощью открытого вопроса, в отличие от вопроса с утверждением или глаголом, на который можно дать ограниченный ответ: "да", "нет" или "может быть".

Тип 3. Шаблоны электронной почты: Довести до НЕТ

Шаблон "Вождение на "нет"" и правила лагеря Negotiation Systems считают, что следующая последовательность действий наиболее эффективна, когда люди уходят в себя, избегают общения или играют в тактические игры с целью отсрочить принятие какого-либо решения или указания:

1. Приведите контекст и укажите проблему, связанную с тем, почему было написано это письмо

2. Задайте вопрос с глаголом, цель которого - подвести собеседника к ответу "Нет".

Почему этот шаблон эффективен:

1. Люди чувствуют себя в безопасности, говоря "нет".

2. Если получатель сам отвечает "нет", он, как правило, отвечает быстро, чтобы убедиться в правильности ваших предположений/ожиданий.

Шаблоны электронной почты: Примеры

Привет, Саманта,

Я не получил от вас ответа по поводу нашего последнего предложения. Поскольку для вас и вашей команды важны сроки, я хотел бы попросить вас прояснить ситуацию.

Следует ли считать, что вы решили отказаться?

Привет, Джон,

Я не получил подтверждения или изменений в предложенных пунктах повестки дня, которые мы отправили для завтрашней встречи.

Правильно ли я понимаю, что вы не хотите ничего добавлять?