Як написати офіційний електронний лист і перейти до суті...

Ви пишете занадто багато або надаєте дуже довгу і детальну інформацію в повідомленнях або електронних листах? Що робити, якщо, крім того, ви повинні писати в інша мова?

Коли востаннє хтось запитував вас: "Чи можу я зайняти кілька хвилин вашого часу?".

Цього разу ви, можливо, погодилися з ними з ввічливості. Однак, якщо ви легко погодилися, що це говорить про те, як ви цінуєте свій час? Чи припускаєте ви, що ваші хвилини мають меншу цінність, ніж інші речі, які ви могли б робити в цей час? Оскільки події, які забирають ваш час, накопичуються протягом дня, електронні листи та випадкові розмови в офісі можуть прийти на думку, що багато часу буде витрачено ще до закінчення дня. Зазвичай, цей розрахунок просто не береться до уваги в нашій свідомості.

Повідомлення - робіть їх короткими

Електронні листи, текстові повідомлення і навіть записані привітання на голосову пошту можуть певним чином свідчити про необхідність. Типове повідомлення таке: "Привіт, це голосова скринька Джона Сміта. Будь ласка, залиште своє повідомлення після звукового сигналу". Немає необхідності вітати абонента з детальною інформацією про його посаду чи розклад на день або тиждень. Такі повідомлення свідчать про необхідність переконатися, що абонент знає, наскільки ви зайняті, наскільки ви важливі та компетентні, і наскільки йому пощастило б, якби йому вдалося запланувати розмову з вами. Все це контрпродуктивно.

Подумайте про кілька електронних листів або повідомлень, які ви читали. Які з них демонструють почуття впевненості? Що саме справляє на вас таке враження?

Неписані послання в наших письмових повідомленнях

Існує підсвідоме повідомлення, коли ми надсилаємо критично важливу інформацію або перевантажуємо інформацією перед зустріччю. Так ми повідомляємо: "Я відчайдушно хочу цієї зустрічі", "Я надсилаю це на випадок, якщо у нас не буде можливості зустрітися на цьому тижні", "Я поспішаю, щоб ви отримали це".

Переконайтеся, що ви пишете саме те, що хочете, щоб вони прочитали і зрозуміли. Написання нотаток або електронних листів іншою мовою не завжди є легким завданням. Ви повинні переглядати і виправляти текст, поки не будете впевнені, що доносите правильне повідомлення з правильним тоном, 

Давайте розглянемо важливість спілкування електронною поштою та роль, яку вона відіграє в переговорах. Як правило, існує два типи електронних листів, які ми підтримуємо та тренуємо в Camp Systems на регулярній основі: базовий або загальний шаблон, який можна використовувати більшість часу, та електронні листи, призначені для того, щоб змусити іншу сторону сказати "ні".

НІ - найсильніше слово в будь-якій мові. Прийміть його!

Тип 1 - Основні правила, яких слід дотримуватися при створенні шаблону

Ми вважаємо, що наступна послідовність є ключовою для найбільш ефективної комунікації; і вона працює для кожної культури та мови:

1. Коли це можливо, намагайтеся обмежити повідомлення п'ятьма реченнями або менше

2. Почніть з невеликих люб'язностей і надання контексту щодо мети цього спілкування або чому цей лист є важливим (ви також можете подумати про те, щоб описати, що саме ви намагаєтеся надати одержувачу, що знаходиться в їхньому світі і для їхньої вигоди).

3. Далі опишіть виклики або можливості, які ви хотіли б, щоб вони побачили

4. Чітко сформулюйте рішення або попросіть, щоб вони його врахували

5. Закінчуйте запитальним питанням, що починається з (що, як, коли, де, який, хто, і в дуже рідкісних випадках чому)

6. Після написання листа подумайте про те, щоб видалити все, що

можливо, ви написали щось, що змушує вас почуватися добре про себе чи свою компанію (це може бути схоже на пункти продажу або пояснення, які можуть лише відволікати іншу сторону)

Тип 2. - Шаблони листів: Загальні

Чому цей шаблон ефективний?

1. Ви зменшуєте ризик того, що читач відволічеться

2. Ви скорочуєте час, необхідний для читання та засвоєння електронного листа

3. Ви чітко пояснюєте, про що ви просите

4. Ви запрошуєте іншу сторону поділитися своїм баченням за допомогою відкритого запитання, на відміну від тверджень або дієслівних запитань, які можуть мати обмежені відповіді "так", "ні" або "можливо".

Тип 3. Шаблони листів: Drive to NO

Шаблон і правила табірних переговорних систем "Рух до "Ні"" вважає, що наступна послідовність є найбільш ефективною, коли люди йдуть в темряву, уникають спілкування або грають у тактичні ігри з метою затримати будь-які вказівки або рішення:

1. Надайте контекст і вкажіть проблему, пов'язану з тим, чому ви написали цей лист

2. Задайте дієслівне питання, яке має на меті підвести співрозмовника до відповіді "ні".

Чому цей шаблон ефективний:

1. Люди відчувають себе в безпеці, кажучи "ні"

2. Якщо відповідь одержувача в його власній свідомості - "ні", він, як правило, швидко реагує, щоб переконатися, що виправляє ваші припущення/очікування

Шаблони листів: Відмовтеся від прикладів

Привіт, Саманто,

Я не отримав від вас відповіді на нашу останню пропозицію. Оскільки час є важливим для вас і вашої команди, я з усією повагою прошу внести ясність.

Чи слід вважати, що ви вирішили пройти?

Привіт, Джоне,

Я не отримав підтвердження або змін до запропонованих пунктів порядку денного, які ми надіслали на завтрашню зустріч.

Чи правильно я розумію, що ви не хочете нічого додати?