Wie man eine formelle E-Mail schreibt und auf den Punkt kommt...

Schreiben Sie zu viel oder geben Sie sehr lange und detaillierte Informationen in Nachrichten oder E-Mails? Was ist, wenn Sie darüber hinaus auch noch schreiben müssen eine andere Sprache?

Wann hat Sie das letzte Mal jemand gefragt: "Darf ich ein paar Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nehmen?".

Vielleicht haben Sie ihnen diese Zeit aus Höflichkeit gewährt. Aber was sagt es über den Wert aus, den Sie Ihrer Zeit beimessen, wenn Sie sich so einfach damit abfinden? Haben Sie angedeutet, dass Ihre Minuten weniger wert sind als andere Dinge, die Sie in dieser Zeit hätten tun können? Da sich die Ereignisse, die Ihre Zeit in Anspruch nehmen, im Laufe des Tages häufen, wie E-Mails und beiläufige Unterhaltungen im Büro, wird viel Zeit verbraucht worden sein, bevor der Tag zu Ende ist. In der Regel wird diese Berechnung von uns einfach nicht in Betracht gezogen.

Botschaften - Halten Sie sie kurz

E-Mails, Textnachrichten und sogar aufgezeichnete Ansagen auf Ihrer Mailbox können in gewisser Weise die Notwendigkeit verraten. Eine typische Nachricht lautet: "Hallo, dies ist die Mailbox von John Smith. Bitte hinterlassen Sie Ihre Nachricht nach dem Signalton." Es besteht keine Notwendigkeit, den Anrufer mit detaillierten Informationen über seinen Titel oder seinen Zeitplan für den Tag oder die Woche zu begrüßen. Nachrichten wie diese verdeutlichen, dass der Anrufer wissen muss, wie beschäftigt Sie sind, wie wichtig und kompetent Sie sind und wie glücklich Sie sich schätzen können, wenn es Ihnen gelingt, einen Termin für ein Gespräch mit Ihnen zu bekommen. All dies ist kontraproduktiv.

Denken Sie an einige der E-Mails oder Nachrichten, die Sie gelegentlich gelesen haben. Welche zeigen ein Gefühl der Zuversicht? Was genau vermittelt Ihnen diesen Eindruck?

Die ungeschriebenen Botschaften in unseren schriftlichen Botschaften

Es gibt eine unbewusste Botschaft, wenn wir vor einer Besprechung kritische Informationen oder eine Informationsflut senden. Dies kommuniziert: "Ich brauche dieses Treffen unbedingt", "Ich schicke das, falls wir diese Woche keine Gelegenheit haben, uns zu treffen", "Ich habe es eilig, dass Sie das erhalten".

Vergewissern Sie sich, dass Sie genau das schreiben, was Ihr Gegenüber lesen und verstehen soll. Es ist nicht immer einfach, Notizen oder E-Mails in einer anderen Sprache zu schreiben. Sie müssen den Text überprüfen und korrigieren, bis Sie sicher sind, dass Sie die richtige Botschaft im richtigen Tonfall vermitteln, 

Betrachten wir einmal die Bedeutung der E-Mail-Kommunikation und die Rolle, die sie bei Verhandlungen spielt. Es gibt in der Regel zwei Arten von E-Mails, die wir bei Camp Systems regelmäßig unterstützen und coachen: eine grundlegende oder allgemeine Vorlage, die in den meisten Fällen verwendet werden kann, und E-Mails, die darauf abzielen, die andere Partei zu einem "Nein" zu bewegen.

NEIN ist das mächtigste Wort in jeder Sprache. Nimm es an!

Typ 1 - Die grundlegenden Regeln für E-Mail-Vorlagen

Wir glauben, dass die folgende Abfolge für die effektivste Kommunikation verantwortlich ist; und sie funktioniert für jede Kultur und Sprache:

1. Wenn möglich, versuchen Sie, die Mitteilung auf fünf Sätze oder weniger zu beschränken

2. Beginnen Sie mit kleinen Höflichkeitsfloskeln und geben Sie den Kontext an, in dem diese Kommunikation stattfindet oder warum diese E-Mail wichtig ist (Sie können auch darüber nachdenken, zu beschreiben, was Sie der empfangenden Partei bieten wollen, das in ihrer Welt liegt und ihr nützt).

3. Beschreiben Sie als Nächstes die Herausforderungen oder Chancen, die Sie sehen möchten

4. Nennen Sie klar die Entscheidung oder Forderung, die Sie in Betracht ziehen möchten

5. Schließen Sie mit einer Frage ab, die mit (was, wie, wann, wo, was, wer und in sehr seltenen Fällen warum) beginnt.

6. Nachdem Sie Ihre E-Mail geschrieben haben, sollten Sie alles entfernen, was

Sie können etwas geschrieben haben, das Ihnen ein gutes Gefühl über sich selbst oder Ihr Unternehmen gibt (dies kann Verkaufsargumenten oder Erklärungen ähneln, die die andere Partei nur ablenken)

Typ 2. - E-Mail-Vorlagen: Allgemein

Warum ist diese Vorlage wirksam?

1. Sie verringern das Risiko, dass der Leser abgelenkt wird

2. Sie verkürzen die Zeit, die zum Lesen und Verarbeiten der E-Mail benötigt wird

3. Sie machen deutlich, worum Sie bitten

4. Sie laden die andere Partei ein, ihre Vision mit einer offenen Frage mitzuteilen, im Gegensatz zu einer Aussage oder einer verbgeleiteten Frage, die eingeschränkte Antworten wie ja, nein oder vielleicht haben könnte.

Typ 3. E-Mail-Vorlagen: Fahrt zu NO

Driving to a "No" Template and Rules of Camp Negotiation Systems ist der Ansicht, dass die folgende Sequenz am effektivsten ist, wenn Menschen abtauchen, Kommunikation vermeiden oder taktische Spiele spielen, um jede Art von Richtung oder Entscheidung zu verzögern:

1. Geben Sie den Kontext an und nennen Sie das Problem, weshalb diese E-Mail geschrieben wurde

2. Stellen Sie eine verbgeleitete Frage, die darauf abzielt, die andere Partei zu einem "Nein" zu bewegen.

Warum diese Vorlage wirksam ist:

1. Die Menschen fühlen sich sicher, wenn sie "Nein" sagen

2. Wenn die Antwort des Empfängers "Nein" lautet, reagiert er in der Regel schnell, um sicher zu sein, dass er Ihre Annahmen/Erwartungen korrigiert.

E-Mail-Vorlagen: Drive To NO Beispiele

Hey, Samantha,

Ich habe von Ihnen noch keine Antwort auf unseren letzten Vorschlag erhalten. Da das Timing für Sie und Ihr Team wichtig ist, möchte ich Sie höflich um Klarheit bitten.

Sollen wir annehmen, dass Sie sich entschieden haben, zu passen?

Hallo John,

Ich habe weder eine Bestätigung noch Änderungen zu den vorgeschlagenen Tagesordnungspunkten erhalten, die wir für unsere morgige Sitzung übermittelt haben.

Gehe ich recht in der Annahme, dass Sie nichts mehr hinzufügen möchten?